Dei fan de Post – mei troch Wieger en Baukje rint ús post op roltsjes!
Hjoed is it Dei fan de Post: ít momint om stil te stean by eat dat foar in soad fansels liket, mar efter de skermen in grutte deistige put is: de ferwurking fan ús post. Yn in tiid wêryn't e-mails, apps en digitale loketten de oerhân lykje te hawwen, draait achter de skermen op it Provinsjehûs noch altyd in goed oaljede postmasine. En dy wurdt mei draaiende hâlden troch twa kollega's dy't harren fak ferstean: Wieger van der Bij fan Facilitair en Baukje Bergsma-Dijkstra fan ús Klantkontaktsintrum (KCC). Twa kollega’s mei skerp each foar detail, in noas foar ` specials ' en in berch ûnderfining. Tiid om harren, én it proses efter ús postferwurking, ris yn it sintsje te setten op de Dei fan de Post.
Sortearje, stimpelje en scanne
Alle wurkdagen tusken 8.00 en 8.30 oere stoppet der in Caparis-buske by ús op de Twibaksmerk. De post is der! Dat betsjut foar Wieger, en syn kollega's fan de postkeamer, wurk oan de winkel. Wieger is al goed 44 jier by provinsje Fryslân in bekend en fertroud gesicht. De lêste 17 jier wurket hy by de ôfdieling Fasilitair.
Wieger en syn kollega’s begjinne fuortdaliks mei in grouwélige sortearring fan de post: reklame derút, tydskriften apart en de post foar ûnder oare de Kommissaris fan de Kening en Steategriffy wurde fansiden lein. Sy pakke harren post sels op. Dêrnei krijt alle post in deistimpel en wurde de stikken ynscand foar digitale ferwurking. "Eartiids waard der folle mear printe," seit Wieger. “Tsjintwurdich dogge wy alles wat kin digitaal. It wurk feroaret yn de rin fan de jierren mar it bliuwt wichtich dat it goed en soarchfâldich bart."
Digitale ferwurking troch it KCC
Baukje, hast 5 jier wurksum by it KCC as senior klantadviseur, soarget der tegearre mei har KCC-kollega's foar dat de poststikken digitaal en korrekt ferwurke wurde. “Wy lêze de poststikken scannend troch en jouwe it dokumint in ûnderwerp sadat it goed werom te finen is,” leit se út. "Soms noch bêst lestich om it ûnderwerp koart, krêftich én dúdlik te omskriuwen, mar it is tige wichtich foar de fynberens. Bygelyks as der ris in WOO-fersyk oer in ûnderwerp binnenkomt, dan moatte je alles maklik weromfine kinne tusken alle digitale poststikken.” Vervolgens zet het KCC de digitale post door naar de juiste collega. As it fan tapassing is stjoert it KCC ek in (digitale) ûntfangstbefêstiging nei de klant.
Fysyk fersus digitaal
Hoewol't digitalisearring hieltyd fierder oprukt, is fysike post noch springlibben. Alle jierren ferwurkje de postkeamer en it KCC goed 27.000 (!) ynkommende fysike poststikken foar in goede 15.000 e-mails oer. En hoewol't it posttal per jier sakket, komt der noch hieltyd mear post binnen as datst tinke soest. Benammen offisjele stikken lykas oantekene post, klachten, beswierprosedueres of dokuminten dy't ûndertekene sitte moatte by de fysike post. In soad kin tsjintwurdich al mei Digi-D en E-Herkenning, mar yn de praktyk bliuwt papier dochs faak noch de standert. Dêrneist binne der noch de saneamde 'specials' - paskes, bertekaartsjes, roubrieven - dy't nei de ôfdieling moatte. Foar Wieger en Baukje binne dát just de aardige putsjes: “Utsykje wêr't it poststik thúsheart en kontakt lizze mei de goede ôfdieling. In beller is faak flugger. Gjin rûtine, mar krekt efkes oars en dat makket ús wurk sa ôfwikseljend."
Utgeande post
Om 16.30 oere hinne komt Caparis opnij del, dizze kear om de útgeande post op te heljen. En ek dy stream is grutter as je miskien ferwachtsje soene: der giet nammentlik mear post út as der yn komme!
“Mei dy noch sterker”
Troch de ynset fan Wieger (en syn kollega's fan de postkeamer) en Baukje (en har KCC-kollega's) komt de fysike én digitale post dêr deis wêr't er wêze moat. Mei in soad wille soargje hja foar in soarchfâldich én minsklik postproses op ús Provinsjehûs. Tankewol dêrfoar!