Dag van de Post – mede dankzij Wieger en Baukje loopt onze post op rolletjes!
Vandaag is het Dag van de Post: hét moment om stil te staan bij iets wat voor velen vanzelfsprekend lijkt, maar achter de schermen een grote dagelijkse klus is: de verwerking van onze post. In een tijd waarin e-mails, apps en digitale loketten de overhand lijken te hebben, draait achter de schermen op het Provinciehuis nog altijd een goed geoliede postmachine. En die wordt mede draaiende gehouden door twee collega’s die hun vak verstaan: Wieger van der Bij van Facilitair en Baukje Bergsma-Dijkstra van ons Klantcontactcentrum (KCC). Twee collega’s met scherp oog voor detail, een neus voor ‘specials’ en een berg ervaring. Tijd om hen, én het proces achter onze postverwerking, eens in het zonnetje te zetten op de Dag van de Post.
Sorteren, stempelen en scannen
Elke werkdag tussen 8.00 en 8.30 uur stopt er een Caparis-busje bij ons op de Tweebaksmarkt. De post is er! Dat betekent voor Wieger, en zijn collega’s van de postkamer, werk aan de winkel. Wieger is al ruim 44 jaar bij provincie Fryslân een bekend en vertrouwd gezicht. De laatste 17 jaar is hij werkzaam bij de afdeling Facilitair.
Wieger en zijn collega’s beginnen direct met een grove sortering van de post: reclame eruit, tijdschriften apart en de post voor onder andere de Commissaris van de Koning en Statengriffie worden opzijgelegd. Zij pakken hun post zelf op. Daarna krijgt alle post een dagstempel en worden de stukken ingescand voor digitale verwerking. “Vroeger werd er veel meer geprint,” zegt Wieger. “Tegenwoordig doen we alles wat kan digitaal. Het werk verandert in de loop der jaren maar het blijft belangrijk dat het goed en zorgvuldig gebeurt.”
Digitale verwerking door het KCC
Baukje, bijna 5 jaar werkzaam bij het KCC als senior klantadviseur, zorgt er samen met haar KCC-collega’s voor dat de poststukken digitaal en correct worden verwerkt. “We lezen de poststukken scannend door en geven het document een onderwerp zodat het goed terug te vinden is,” legt ze uit. “Soms nog best lastig om het onderwerp kort, krachtig én duidelijk te omschrijven, maar het is ontzettend belangrijk voor de vindbaarheid. Bijvoorbeeld als er eens een WOO-verzoek over een onderwerp binnenkomt, dan moet je alles gemakkelijk terug kunnen vinden tussen alle digitale poststukken.” Vervolgens zet het KCC de digitale post door naar de juiste collega. Als het van toepassing is stuurt het KCC ook een (digitale) ontvangstbevestiging naar de klant.
Fysiek versus digitaal
Hoewel digitalisering steeds verder oprukt, is fysieke post nog springlevend. Jaarlijks verwerken de postkamer en het KCC ruim 27.000(!) inkomende fysieke poststukken tegenover een goede 15.000 e-mails. En hoewel het postaantal per jaar daalt, komt er nog steeds meer post binnen dan je misschien zou denken. Met name officiële stukken zoals aangetekende post, klachten, bezwaarprocedures of documenten die ondertekend moeten worden zitten bij de fysieke post. Veel kan tegenwoordig al met Digi-D en E-Herkenning, maar in de praktijk blijft papier toch vaak nog de standaard. Daarnaast zijn er nog de zogenoemde ‘specials’ - pasjes, geboortekaartjes, rouwbrieven - die naar de afdeling moeten. Voor Wieger en Baukje zijn dát juist de leuke klusjes: “Uitzoeken waar het poststuk thuishoort en contact leggen met de juiste afdeling. Een beller is vaak sneller. Geen routine, maar net even anders en dát maakt ons werk zo afwisselend.”
Uitgaande post
Rond 16.30 uur komt Caparis opnieuw langs, deze keer om de uitgaande post op te halen. En ook die stroom is groter dan je misschien zou verwachten: er gaat namelijk méér post uit dan er binnenkomt!
“Mei dy noch sterker”
Door de inzet van Wieger (en zijn collega’s van de postkamer) en Baukje (en haar KCC-collega’s) komt de fysieke én digitale post dagelijks daar waar hij moet zijn. Met veel plezier zorgen zij voor een zorgvuldig én menselijk postproces op ons Provinciehuis. Dank jullie wel daarvoor!