Vaststellingverzoek doen
Bij initiatieven die meer dan € 25.000 subsidie van de provincie hebben gekregen of waarbij specifiek in de beschikkingsbrief staat opgenomen dat een project moet worden vastgesteld door middel van een vaststellingsverzoek is het belangrijk een aantal zaken bij de provincie aan te leveren. Op deze pagina leest u wat u daarvoor nodig heeft en hoe u dat doet.
Waarom moet ik een vaststellingsverzoek doen?
De provincie vraagt hierbij extra informatie op over de realisatie van uw project. Dit doen we omdat we graag een goed beeld willen hebben over hoe het belastinggeld is uitgegeven. Daarnaast heeft bij de beschikking 80 % van het toegezegde subsidiebedrag gekregen. Door het doen van het vaststellingsverzoek krijgt u de overige 20 % uitgekeerd. Dit bedrag is lager als uw projectkosten lager zijn uitgevallen dan in uw begroting bij ons aangegeven.
Wat levert u aan bij uw verzoek tot vaststelling?
Bij uw verzoek tot vaststelling van de subsidie levert u in ieder geval een activiteitenverslag aan. In sommige gevallen moet u daarnaast ook een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten meesturen. In uw beschikkingbrief staat welke documenten voor uw subsidie van toepassing zijn. Bent u de brief kwijt? Dan kunt u deze opvragen door te mailen naar imf@fryslan.frl.
Activiteitenverslag
In het activiteitenverslag beschrijft u de activiteiten die u heeft uitgevoerd. Vermeld daarbij in ieder geval:
- welke activiteiten zijn verricht;
- de startdatum van de activiteiten;
- de einddatum van de activiteiten;
- foto's of ander bewijsmateriaal waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd, zoals een link naar een website, folders, publicaties of ander communicatiemateriaal;
- eventuele afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag, inclusief een toelichting waarom hiervan is afgeweken.
Dit verslag mag u opsturen naar imf@fryslan.frl
Verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten
Moet u volgens uw beschikkingsbrief ook een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten aanleveren? Zorg er dan voor dat deze verklaring dezelfde opzet heeft als de begroting die u bij de subsidieaanvraag heeft ingediend. Als u deze niet meer heeft kunt u deze ook bij ons opvragen via imf@fryslan.frl.
In dit overzicht neemt u op:
- de werkelijke uitgaven;
- de werkelijke inkomsten;
- een toelichting op de opgenomen bedragen.
Heeft u hierover nog andere vragen? Dan kunt u altijd contact opnemen met uw projectadviseur.
Vergeet u niet uw project ook aan te melden op de provinciale projectenkaart?